Was gehört alles zu Reinigung und Wartung einer Pension?

Wer Reinigung und Wartung outsourcen will, muss zuerst wissen, was er da eigentlich abgibt. In der Praxis sind es vier getrennte Aufgabenblöcke, die gerne in einen Topf geworfen werden. Erstens die Wechselreinigung: Zimmer nach Abreise komplett aufbereiten, Bad desinfizieren, Küche kontrollieren, Verbrauchsmaterial auffüllen, Schäden dokumentieren, für die Ankunft herrichten. Zweitens die Wäscheversorgung: Bettwäsche, Handtücher, Küchentextilien waschen, trocknen, bügeln, lagern und in ausreichender Umlaufmenge vorhalten. Drittens die Grund- und Unterhaltsreinigung: Treppenhaus, Flure, Frühstücksraum, Fenster, Fugen, Polster, alles was kein Gast bucht, aber jeder Gast bewertet. Viertens Wartung und Instandhaltung: Heizung, Warmwasser, Rauchmelder, Schließanlagen, Kleinreparaturen, Legionellenprüfung, Elektroprüfung. Diese vier Blöcke haben völlig unterschiedliche Kostenlogiken. Reinigung skaliert mit der Zahl der Anreisen, Wäsche mit den Übernachtungen, Unterhaltsreinigung mit der Fläche, Wartung mit dem Alter und der Technik des Hauses. Wer nur einen Stundensatz vergleicht, vergleicht deshalb nichts Brauchbares. Der erste ehrliche Schritt ist eine saubere Trennung dieser vier Positionen, danach lässt sich überhaupt erst entscheiden, was extern besser aufgehoben ist. Den Gesamtrahmen professioneller Bewirtschaftung beschreiben wir in <a href="/blog/serviced-apartment-verwaltung-deutschland">Serviced Apartment Verwaltung in Deutschland</a>.

Was Reinigung in Eigenregie wirklich kostet: die vollständige Rechnung

Die meisten Gastgeber rechnen mit dem Stundenlohn ihrer Reinigungskraft und liegen damit systematisch zu niedrig. Nehmen wir eine Pension mit zwölf Zimmern in Nürnberg, 70 Prozent Auslastung, im Schnitt 2,8 Nächte pro Aufenthalt. Das sind rund 1.100 Anreisen im Jahr. Pro Wechsel braucht eine geübte Kraft 45 bis 70 Minuten, realistisch also eine Stunde inklusive Wegezeit und Materialhandling. Bei 15 Euro brutto Stundenlohn scheinen das 16.500 Euro zu sein. Die echten Kosten liegen deutlich darüber. Auf den Bruttolohn kommen rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, dazu Urlaubsanspruch von 24 bis 30 Tagen, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Berufsgenossenschaft und Umlagen. Der Vollkostenfaktor liegt in Deutschland realistisch bei 1,35 bis 1,45. Aus 15 Euro werden also gut 20,50 Euro. Dazu kommen Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial mit 3 bis 5 Euro je Wechsel, Wäschekosten, Maschinenabschreibung, Strom und Wasser. Und schließlich der Posten, den niemand bucht: Deine eigene Zeit für Dienstplanung, Einspringen bei Krankheit, Nachkontrolle und Einarbeitung neuer Kräfte, gut vier bis sechs Stunden pro Woche. In Summe landet dieselbe Pension bei 33.000 bis 38.000 Euro echter Reinigungskosten im Jahr, nicht bei 16.500. Genau diese Lücke ist der Grund, warum Outsourcing-Angebote auf den ersten Blick teuer wirken.

Wechselreinigung, Wäsche und Grundreinigung: die drei Kostenblöcke im Detail

Rechne die Blöcke einzeln, sonst vergleichst Du Äpfel mit Birnen. Die Wechselreinigung kostet als Dienstleistung in Bayern zwischen 28 und 55 Euro je Einheit, abhängig von Größe, Ausstattung und Anfahrt. Ein 22-Quadratmeter-Zimmer ohne Küche liegt am unteren Rand, ein 55-Quadratmeter-Apartment mit Küchenzeile und Geschirrspüler am oberen. In München zahlst Du etwa 15 bis 25 Prozent mehr als in Vilshofen an der Donau, das ist reiner Arbeitsmarkt. Die Wäsche kalkulierst Du pro Set, nicht pro Zimmer: Ein komplettes Bett- und Handtuchset kostet in der gewerblichen Miete inklusive Waschen, Bügeln und Anlieferung 5,50 bis 9 Euro. Selbst waschen wirkt billiger, bindet aber Maschinenkapazität, Fläche und Arbeitszeit und erzeugt bei Ausfall sofort ein Problem. Ab etwa acht Einheiten ist Mietwäsche in der Regel die stabilere Lösung. Die Unterhalts- und Grundreinigung läuft über Fläche und Frequenz: Rechne 1,80 bis 3,20 Euro je Quadratmeter und Monat für Gemeinschaftsflächen bei täglicher Präsenz, dazu zwei Grundreinigungen im Jahr mit Polstern, Fenstern und Fugen. Für unsere Beispielpension mit zwölf Zimmern ergibt das bei 1.100 Wechseln rund 38.500 Euro Wechselreinigung, etwa 17.000 Euro Wäsche und 9.000 bis 12.000 Euro Unterhaltsreinigung.

Wartung und Instandhaltung: der Posten, der am häufigsten fehlt

Reinigung fällt jedem ein, Wartung fast niemandem, bis etwas ausfällt. In einer Pension oder einem Aparthotel gibt es einen festen Pflichtteil und einen kalkulatorischen Teil. Zum Pflichtteil gehören die jährliche Heizungswartung mit 180 bis 350 Euro je Anlage, die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel nach DGUV V3 alle ein bis vier Jahre mit 4 bis 8 Euro je Gerät, Rauchwarnmelder-Prüfung mit 8 bis 15 Euro je Melder und Jahr, die Trinkwasser- und Legionellenprüfung alle drei Jahre mit 250 bis 600 Euro je Objekt sowie Feuerlöscher-Prüfung alle zwei Jahre. Diese Positionen sind nicht verhandelbar, sie sind Betreiberpflicht und im Schadensfall haftungsrelevant. Der kalkulatorische Teil ist die laufende Instandhaltung: tropfende Armaturen, defekte Rollos, klemmende Türen, ausgefallene Schließzylinder, Möbelschäden. Als Faustzahl solltest Du 8 bis 12 Euro je Quadratmeter und Jahr zurücklegen, bei Altbau eher 12 bis 18 Euro. Für 400 Quadratmeter sind das 3.200 bis 7.200 Euro jährlich. Wer diese Rücklage nicht bildet, finanziert Reparaturen aus der laufenden Liquidität und schiebt sie dadurch auf, was den Zustand des Hauses und die Bewertungen langsam nach unten zieht. Wie sich das auf den Ertrag durchschlägt, zeigen wir in <a href="/blog/apartment-verwaltung-kosten">Apartment-Verwaltung Kosten</a>.

Externer Dienstleister oder eigenes Personal: der ehrliche Vergleich

Es gibt keine Antwort, die für alle stimmt, aber es gibt eine klare Schwelle. Eigenes Personal lohnt sich, wenn Du dauerhaft genug Volumen für mindestens eine Vollzeitstelle hast, also grob ab 1.500 Wechseln im Jahr, und wenn Du bereit bist, Personalführung zu machen: Dienstpläne, Urlaubsvertretung, Krankheitsausfälle, Qualitätskontrolle, Lohnabrechnung. Der Vorteil ist echte Bindung, gleichbleibende Qualität und volle Kontrolle über Standards. Der Nachteil ist das Fixkostenrisiko: In der Nebensaison zahlst Du dieselbe Stelle bei halbem Volumen. Externe Dienstleister wandeln Fixkosten in variable Kosten um, das ist ihr eigentlicher Wert. Du zahlst je Wechsel, nicht je Monat. Der Nachteil ist Abhängigkeit von der Personaldecke des Anbieters, wechselnde Gesichter und die Gefahr, dass Deine Objekte bei Engpässen hinten anstehen. Die dritte, in der Praxis oft beste Variante ist das hybride Modell: eine feste Kraft für Standards, Kontrolle und Sonderfälle, plus ein externer Partner für Spitzen und Vertretungen. Genau so arbeiten wir in Ingolstadt und Nürnberg. Entscheidend ist nicht die Rechtsform, sondern ob jemand um 11 Uhr feststellt, dass ein Zimmer nicht abgabefertig ist, und um 13 Uhr eine Lösung hat.

Was Reinigungsfirmen in München, Nürnberg und Ingolstadt tatsächlich verlangen

Die Preisspanne in unseren Märkten ist größer, als viele erwarten, und sie erklärt sich fast vollständig über Arbeitsmarkt und Anfahrtsdichte. In München liegen seriöse Angebote für die Wechselreinigung eines Standard-Apartments bei 42 bis 60 Euro, Unterhaltsreinigung bei 28 bis 38 Euro je Stunde. In Nürnberg sind es 34 bis 48 Euro je Wechsel und 24 bis 32 Euro je Stunde, in Ingolstadt ähnlich, mit leicht besserer Verfügbarkeit. In Vilshofen an der Donau und im ländlichen Raum sinken die Sätze auf 28 bis 40 Euro je Wechsel, dafür ist die Auswahl an Anbietern dünn und die Anfahrt wird oft separat berechnet. Achte bei jedem Angebot auf vier Dinge, die den Preis vergleichbar machen. Erstens: Ist Verbrauchsmaterial enthalten oder wird es weiterberechnet? Zweitens: Was passiert bei Kurzabsagen und No-Shows, wird die Anfahrt trotzdem fällig? Drittens: Gibt es einen Wochenend- oder Feiertagszuschlag, und wie hoch? Vierte und wichtigste Frage: Wer haftet für vergessene oder beschädigte Gegenstände, und ist eine Betriebshaftpflicht mit ausreichender Deckung nachgewiesen? Ein Angebot, das bei diesen vier Punkten unklar bleibt, ist nicht günstig, sondern nur unvollständig kalkuliert.

Warum billige Reinigung am Ende teurer ist: der Bewertungs-Effekt

Sauberkeit ist die einzige Kategorie, in der Gäste keine Toleranz zeigen. Lage, Preis und Ausstattung werden verziehen, ein Haar im Bad nicht. In der Bewertungsstruktur von Booking und Airbnb wirkt Sauberkeit überproportional, weil sie überdurchschnittlich oft im Freitext auftaucht und damit die Kaufentscheidung neuer Interessenten direkt beeinflusst. Rechne den Effekt einmal durch. Fällt die Bewertung eines Hauses von 8,8 auf 8,2, sinkt die Sichtbarkeit im Ranking, die Klickrate geht zurück und Du musst den Preis senken, um dieselbe Auslastung zu halten. Bei zwölf Zimmern, 70 Prozent Auslastung und 95 Euro Durchschnittspreis kostet Dich eine Preissenkung um nur 6 Euro pro Nacht rund 18.400 Euro im Jahr. Dafür hättest Du sehr viel bessere Reinigung einkaufen können. Dazu kommt der zweite Effekt: Schlechte Reinigung erzeugt Nacharbeit, Beschwerden, Preisnachlässe an der Rezeption und im schlimmsten Fall Erstattungen. Jede dieser Interventionen bindet Deine Zeit zum ungünstigsten Moment, nämlich während der Anreise. Die Konsequenz ist unbequem, aber eindeutig: Bei Reinigung ist der günstigste Anbieter fast nie die günstigste Lösung. Sinnvoll ist der Anbieter mit der niedrigsten Fehlerquote je Wechsel, und die musst Du messen, nicht schätzen.

Die fünf häufigsten Fehler beim Outsourcing von Reinigung und Wartung

Erstens: keine schriftliche Leistungsbeschreibung. Ohne Checkliste, was ein Wechsel genau umfasst, streitest Du bei jedem Mangel über Zuständigkeit. Eine Seite mit 25 Punkten und Fotobeispielen löst neunzig Prozent aller späteren Diskussionen im Voraus. Zweitens: keine Zeitfenster-Regel. Wenn nicht vereinbart ist, dass ein Zimmer bis 14 Uhr abgabefertig ist, wird es irgendwann 16 Uhr sein, und der Gast steht davor. Drittens: Reinigung und Schlüsselgewalt trennen. Wer reinigt, braucht Zugang, aber ein zentral verwalteter digitaler Zugang mit protokollierten Öffnungen ist Pflicht, nicht der Schlüssel unter der Matte. Viertens: Wartung nur reaktiv fahren. Ohne Wartungskalender werden Fristen gerissen, und die Legionellenprüfung fällt genau dann auf, wenn das Gesundheitsamt fragt. Fünftens: keine Qualitätsmessung. Wer nicht je Wechsel dokumentiert, ob es Beanstandungen gab, hat nach sechs Monaten nur ein Bauchgefühl und keine Verhandlungsgrundlage. Wir arbeiten mit einer einfachen Kennzahl: Beanstandungen je hundert Wechsel. Unter drei ist gut, über acht muss der Prozess geändert werden, nicht der Preis. Welche Fragen einen guten Dienstleister generell entlarven, steht in <a href="/blog/property-manager-richtig-auswaehlen">Property-Manager richtig auswählen</a>.

Wie LUXOMES Reinigung und Wartung übernimmt, und was das kostet

Wir sind operativer Betreiber, kein Vermittler von Putzkolonnen. In München, Nürnberg, Ingolstadt und Vilshofen an der Donau arbeiten wir mit eigenen Crews, ergänzt um feste Partnerfirmen für Spitzen. Der Unterschied liegt im Prozess: Jeder Wechsel läuft über eine digitale Checkliste mit Fotodokumentation kritischer Punkte, Schäden werden direkt beim Wechsel erfasst statt bei der nächsten Beschwerde, und der Wartungskalender mit allen Pflichtterminen läuft mit Vorlauf statt auf Zuruf. In unseren Provisions-Paketen ist das unterschiedlich tief enthalten: Basic 18 Prozent deckt Channel-Management und dynamische Preise ab, die Reinigung organisierst Du weiter selbst. Standard 23 Prozent bringt Gäste-Support und unsere eigenen Reinigungs-Crews inklusive Wäschelogistik. Premium 28 Prozent ergänzt Smart-Home-Integration, den vollständigen Wartungs- und Prüffristenkalender sowie erweitertes Reporting. Die reinen Reinigungskosten je Wechsel werden dabei transparent durchgereicht und nicht in der Provision versteckt, Du siehst also weiterhin, was jeder Wechsel kostet. Alternativ gibt es das Master-Lease-Modell über 10 plus 10 Jahre: feste Monatsmiete an Dich, sämtliche Betriebs-, Reinigungs- und Instandhaltungskosten bei uns. Dann ist die ganze Rechnung aus diesem Artikel schlicht nicht mehr Dein Thema. Die Modelle im Vergleich findest Du in <a href="/blog/pension-verwalten-lassen-modelle-vorteile">Pension verwalten lassen</a>.

Fazit und nächster Schritt

Reinigung und Wartung sind der Bereich, in dem am häufigsten falsch gerechnet wird, und zwar in beide Richtungen. Nach oben, weil externe Angebote gegen einen Stundenlohn statt gegen Vollkosten verglichen werden. Nach unten, weil Wartungsrücklagen und der eigene Zeitaufwand einfach nicht auftauchen. Drei Dinge solltest Du mitnehmen. Erstens: Rechne Deine Ist-Kosten mit dem Faktor 1,4 auf den Bruttolohn und addiere 8 bis 12 Euro je Quadratmeter Instandhaltungsrücklage, erst dann ist der Vergleich ehrlich. Zweitens: Die Entscheidung zwischen eigenem Personal und externem Dienstleister hängt am Volumen und an Deiner Bereitschaft zur Personalführung, nicht am Preis je Wechsel. Ab etwa 1.500 Wechseln im Jahr kippt die Rechnung zugunsten fester Kräfte, darunter ist extern fast immer stabiler. Drittens: Miss die Qualität mit einer Zahl, nämlich Beanstandungen je hundert Wechsel, sonst verhandelst Du im Nebel. Wenn Du wissen willst, was Reinigung und Wartung in Deinem Haus konkret kosten und was davon sinnvoll extern läuft, schick uns die Eckdaten: Standort, Zimmerzahl, Quadratmeter, aktuelle Auslastung und durchschnittliche Aufenthaltsdauer. Wir rechnen das durch und antworten innerhalb von 48 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung, auch dann, wenn das Ergebnis lautet, dass Deine jetzige Lösung günstiger ist als unsere. Persönlich, ohne Verkaufsshow. <a href="/contact">Hier geht es zur Kontaktanfrage.</a>

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Reinigung & Wartung outsourcen: was die Profi-Lösung wirklich kostet