Warum die Steuerfrage bei Serviced Apartments früh entschieden werden muss
Bei einem klassischen Mietshaus ist die steuerliche Lage schnell erklärt: Sie erzielen Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, ziehen Werbungskosten und Abschreibung ab, fertig. Bei <strong>Serviced Apartments</strong> ist das anders, und der Unterschied kostet oder spart je nach Konstellation vierstellige Beträge pro Jahr. Sobald Sie möbliert auf Zeit vermieten, Reinigung während des Aufenthalts anbieten, Wäsche wechseln, einen Check-in organisieren oder über Booking und Airbnb verkaufen, nähern Sie sich einem Beherbergungsbetrieb an. Damit verschieben sich gleich vier Dinge auf einmal: die Einkunftsart, die Umsatzsteuer, die Gewerbesteuer und die Frage, ob ein späterer Verkauf steuerfrei sein kann. Wer diese Punkte erst im Nachhinein klärt, korrigiert oft rückwirkend über mehrere Jahre. Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über die Fragen, die bei Eigentümern in München, Nürnberg, Ingolstadt und Vilshofen regelmäßig auftauchen. Er ersetzt keine Steuerberatung, und er ist auch keine: Nach dem Steuerberatungsgesetz dürfen wir als Betreiber nicht steuerlich beraten. Was wir liefern können, sind die betriebswirtschaftlichen Zahlen, mit denen Ihr Steuerberater arbeiten kann.
Vermietung oder Gewerbebetrieb: die wichtigste Weiche
Die zentrale Frage lautet: Erzielen Sie Einkünfte aus <strong>Vermietung und Verpachtung nach Paragraf 21 EStG</strong> oder gewerbliche Einkünfte nach Paragraf 15 EStG? Die reine Überlassung von Wohnraum bleibt Vermögensverwaltung, also Vermietung und Verpachtung. Kommen hotelähnliche Zusatzleistungen dazu, kippt die Einordnung in Richtung Gewerbebetrieb. Als Indizien gelten in der Praxis: sehr kurze Aufenthaltsdauern mit häufigem Mieterwechsel, Reinigung und Wäschewechsel während des Aufenthalts, Rezeption oder rezeptionsähnliche Betreuung, Frühstück, ein Angebot, das sich an wechselndes Publikum statt an Dauermieter richtet. Ein einzelnes möbliertes Apartment, das für sechs Monate an einen Projektmitarbeiter geht, ist in aller Regel noch Vermögensverwaltung. Acht Apartments mit Selbst-Check-in, wöchentlicher Zwischenreinigung und Verkauf über zwölf Portale sind es typischerweise nicht mehr. Dazwischen liegt eine Grauzone, in der es auf den Einzelfall ankommt, und genau deshalb sollte die Einordnung schriftlich vom Steuerberater festgehalten werden, bevor der erste Gast eincheckt. Die Folgen der Weichenstellung reichen von der Gewerbeanmeldung über die Buchführungspflicht bis zur Behandlung des Objekts als Betriebsvermögen.
Umsatzsteuer: 7 Prozent, 19 Prozent und die langfristige Vermietung
Die <strong>kurzfristige Beherbergung</strong> von Fremden unterliegt nach Paragraf 12 Absatz 2 Nummer 11 UStG dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Kurzfristig bedeutet in der Verwaltungspraxis eine Vermietung von weniger als sechs Monaten. Vermieten Sie dasselbe Apartment langfristig, greift dagegen regelmäßig die Steuerbefreiung nach Paragraf 4 Nummer 12 UStG, dann fällt gar keine Umsatzsteuer an, dafür entfällt aber auch der Vorsteuerabzug. Der Klassiker unter den Fehlern in gemischt genutzten Häusern: Kurzzeit- und Langzeitvermietung laufen parallel, werden aber nicht sauber getrennt. Ein zweiter Punkt betrifft die Nebenleistungen. Frühstück, Stellplatz, Wellnessangebote oder ein Zusatzpaket werden nach der bisherigen Verwaltungsauffassung nicht vom ermäßigten Satz erfasst, sondern mit 19 Prozent besteuert, auch wenn sie zusammen mit der Übernachtung verkauft werden. Zu diesem sogenannten Aufteilungsgebot war die Rechtsprechung in den vergangenen Jahren in Bewegung, deshalb gehört der aktuelle Stand vor der Preisgestaltung auf den Tisch. Praktisch heißt das: Ihre Preisliste und Ihr Buchungssystem müssen Übernachtung und Nebenleistungen getrennt ausweisen können, sonst rechnet im Zweifel das Finanzamt für Sie, und selten zu Ihren Gunsten.
Kleinunternehmerregelung: wann sie hilft und wann sie schadet
Wer mit ein oder zwei Apartments startet, landet schnell bei der <strong>Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG</strong>. Seit der Neuregelung zum 1. Januar 2025 gelten dafür ein Vorjahresumsatz von höchstens 25.000 Euro und ein laufender Jahresumsatz von höchstens 100.000 Euro, wobei der Status bei Überschreiten der laufenden Grenze unterjährig endet. Der Reiz liegt auf der Hand: keine Umsatzsteuervoranmeldung, keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, weniger Verwaltung. Der Haken ist der Vorsteuerabzug, den Sie damit verlieren. Wer gerade 60.000 Euro in Möblierung, Schließsystem, Küchen und Textilien investiert, verschenkt als Kleinunternehmer rund 9.500 Euro Vorsteuer. In der Aufbauphase ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung deshalb oft die wirtschaftlich bessere Entscheidung, auch wenn er für fünf Jahre bindet. Umgekehrt kann die Regelung sinnvoll sein, wenn kaum investiert wird und die Gäste überwiegend Privatpersonen sind, die mit einer Umsatzsteuer auf der Rechnung nichts anfangen können. Bei Geschäftsreisenden, dem typischen Publikum in Ingolstadt und Nürnberg, ist der Ausweis dagegen sogar ein Vorteil, weil deren Arbeitgeber die Vorsteuer selbst ziehen.
Abschreibung: Gebäude, Einrichtung und geringwertige Wirtschaftsgüter
Die <strong>Abschreibung</strong> ist der größte laufende Steuerhebel und wird trotzdem am häufigsten zu niedrig angesetzt. Beim Gebäude gilt vereinfacht: Wohngebäude, die ab 2023 fertiggestellt wurden, werden mit 3 Prozent linear abgeschrieben, ältere Wohngebäude in der Regel mit 2 Prozent, sehr alte Bestandsbauten teilweise mit 2,5 Prozent. Für Neubauten mit Baubeginn ab Oktober 2023 existiert zusätzlich eine befristete degressive Abschreibung. Betrieblich genutzte Nichtwohngebäude im Betriebsvermögen werden mit 3 Prozent abgeschrieben. Wichtig ist die saubere Aufteilung des Kaufpreises zwischen Grund und Boden, der nicht abgeschrieben wird, und Gebäude: Jeder Prozentpunkt, den Sie ohne Begründung dem Grundstück zuordnen lassen, kostet Sie über die gesamte Haltedauer Abschreibungsvolumen. Getrennt davon läuft die Einrichtung. Möbel werden typischerweise über 13 Jahre abgeschrieben, Elektrogeräte und Fernseher kürzer, Computer und bestimmte digitale Wirtschaftsgüter dürfen sofort abgesetzt werden. Für <strong>geringwertige Wirtschaftsgüter</strong> bis 800 Euro netto je Stück ist der Sofortabzug möglich, was bei einer Erstausstattung mit Lampen, Kleinmöbeln, Küchenausstattung und Textilien schnell einen erheblichen Teil der Investition betrifft. Eine ordentliche Inventarliste mit Einzelpreisen ist deshalb kein Papierkram, sondern bares Geld.
Gewerbesteuer und der Freibetrag von 24.500 Euro
Sind die Einkünfte gewerblich, kommt die <strong>Gewerbesteuer</strong> dazu. Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag, erst darüber wird es relevant. Die tatsächliche Belastung hängt vom Hebesatz der Gemeinde ab, und der schwankt im süddeutschen Raum erheblich: Großstädte wie München und Nürnberg liegen deutlich höher als kleinere Gemeinden in Niederbayern, was bei einem Standort wie Vilshofen an der Donau spürbar ins Gewicht fällt. Entwarnung gibt es bei natürlichen Personen an anderer Stelle: Die Gewerbesteuer wird nach Paragraf 35 EStG pauschal auf die Einkommensteuer angerechnet, in vielen Gemeinden führt das im Ergebnis fast zu einer Neutralisierung, in Hochhebesatz-Städten bleibt eine Restbelastung. Bei Kapitalgesellschaften gibt es weder den Freibetrag noch die Anrechnung, dafür andere Gestaltungsmöglichkeiten. Ein Sonderthema ist die erweiterte Kürzung für Grundstücksunternehmen, die reine Vermögensverwaltung von der Gewerbesteuer entlastet. Sie ist an enge Voraussetzungen geknüpft und geht genau dann verloren, wenn zusätzliche Betreiberleistungen erbracht werden. Wer diesen Weg gehen will, muss die Betriebsstruktur vorher darauf ausrichten, nachträglich lässt sich das nicht reparieren.
Verkauf, Spekulationsfrist und stille Reserven
Diesen Punkt übersehen Eigentümer am häufigsten, und er ist der teuerste. Im <strong>Privatvermögen</strong> ist der Verkauf einer Immobilie nach Ablauf der zehnjährigen Frist des Paragrafen 23 EStG steuerfrei. Gehört das Objekt dagegen zum <strong>Betriebsvermögen</strong>, weil Sie einen gewerblichen Beherbergungsbetrieb führen, gibt es diese Frist nicht. Der Veräußerungsgewinn ist steuerpflichtig, und zwar inklusive aller stillen Reserven, die sich über die Jahre aufgebaut haben, auch wenn Sie das Objekt zwanzig Jahre gehalten haben. Bei einer Immobilie, die in München oder Nürnberg über zwei Jahrzehnte deutlich im Wert gestiegen ist, kann das den kompletten Steuervorteil aus Abschreibung und Betriebsausgaben mehr als aufzehren. Umgekehrt gilt: Auch die Betriebsaufgabe, etwa wenn Sie den Betrieb einstellen und die Wohnung privat nutzen, löst eine Besteuerung der stillen Reserven aus. Es gibt Instrumente wie Freibeträge bei Betriebsaufgabe im Alter oder die Übertragung stiller Reserven nach Paragraf 6b EStG, aber alle sind an Bedingungen geknüpft. Wenn ein Verkauf innerhalb der nächsten Jahre denkbar ist, gehört diese Frage vor die Entscheidung über das Betriebsmodell, nicht danach. Wie sich Modelle grundsätzlich unterscheiden, zeigt <a href="/blog/master-lease-vs-klassische-vermietung">Master-Lease gegen klassische Vermietung</a>.
Was sich steuerlich ändert, wenn ein Betreiber übernimmt
Sobald ein professioneller Betreiber ins Spiel kommt, hängt die steuerliche Wirkung am Vertragsmodell, und der Unterschied ist erheblich. Beim <strong>Management-Vertrag</strong> bleiben Sie wirtschaftlich der Betreiber. Die Umsätze der Gäste sind Ihre Umsätze, die Betreibervergütung ist eine Betriebsausgabe, die Einkunftsart bleibt in aller Regel gewerblich, samt Gewerbesteuer und Betriebsvermögen. Sie behalten die volle Ertragschance und die volle steuerliche Komplexität. Beim <strong>Master-Lease</strong> verpachten Sie das Objekt an den Betreiber und erhalten eine feste Pacht. Aus vielen Einzelumsätzen mit wechselnden Gästen wird ein einziges Dauerschuldverhältnis mit einem gewerblichen Pächter. Für Eigentümer bedeutet das meist eine deutlich einfachere Lage, unter Umständen sogar die Rückkehr in die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Automatisch ist das aber nicht: Ob die Verpachtung umsatzsteuerfrei bleibt oder ob eine Option zur Steuerpflicht sinnvoll ist, ob eine Betriebsverpachtung im Ganzen vorliegt und ob dabei eine Betriebsaufspaltung entsteht, sind Einzelfallfragen mit spürbaren Folgen. Genau deshalb sollte der Vertragsentwurf vor Unterschrift durch den Steuerberater laufen. Der Ablauf einer solchen Übernahme ist in <a href="/blog/operative-uebernahme-pension-prozess">operative Übernahme in 4 Schritten</a> beschrieben.
Meldepflichten, Belege und die Portal-Meldungen ans Finanzamt
Ein Punkt, der sich seit einigen Jahren grundlegend geändert hat: <strong>Buchungsportale melden Ihre Umsätze</strong>. Auf Basis des Plattformen-Steuertransparenzgesetzes übermitteln Booking, Airbnb, Expedia und die übrigen Anbieter Vermieterdaten und Erlöse an die Finanzverwaltung, die diese Daten mit den Steuererklärungen abgleicht. Die Zeiten, in denen Portalumsätze faktisch unsichtbar waren, sind vorbei, und Nachfragen zu früheren Jahren sind keine Seltenheit. Daneben stehen die üblichen Pflichten des Beherbergungsbetriebs: der Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz, in manchen Kommunen eine Übernachtung- oder Zweitwohnungsteuer nach örtlicher Satzung, die Gewerbeanmeldung sowie je nach Größe und Rechtsform Buchführungs- und Bilanzierungspflichten. Für die Belegseite gilt ein simpler Grundsatz: Was nicht dokumentiert ist, existiert steuerlich nicht. Reinigungskräfte auf Rechnung, Handwerkerleistungen, Portalprovisionen, Wäschekosten, Verbrauchsmaterial, Fahrten zum Objekt, Software und Kontoführung sind abziehbar, aber nur mit sauberem Beleg und nachvollziehbarer Zuordnung. Ein monatliches Reporting mit getrennten Kostenpositionen ist deshalb nicht nur betriebswirtschaftlich nützlich, es ist die Grundlage der Steuererklärung. Welche Kostenblöcke dabei überhaupt anfallen, zeigt <a href="/blog/apartment-verwaltung-kosten">was Apartment-Verwaltung kostet</a>.
Was LUXOMES liefert und was der Steuerberater liefern muss
Die Arbeitsteilung ist klar, und wir halten uns strikt daran. Wir betreiben, wir rechnen ab, wir dokumentieren. Ihr Steuerberater entscheidet über die steuerliche Einordnung. Konkret liefern wir monatlich eine Abrechnung mit getrennten Positionen für Bruttoerlöse, Portalprovisionen, Reinigung, Wäsche, Verbrauchsmaterial, Instandhaltung und Betreibervergütung, dazu Belastungs- und Auszahlungsnachweise sowie eine Jahresübersicht in einem Format, das Ihre Kanzlei direkt verarbeiten kann. Bei der Erstausstattung erhalten Sie eine Inventarliste mit Einzelpreisen, damit die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter sauber genutzt werden kann. Unsere Vergütung ist eine Betriebsausgabe und richtet sich nach dem Paket: <strong>Basic 15 Prozent</strong> für Channel-Management, Dynamic Pricing und Buchungsabwicklung, <strong>Plus 20 Prozent</strong> zusätzlich mit Gästekommunikation rund um die Uhr, digitaler Gästemappe und Bewertungs-Management, <strong>Premium 25 Prozent</strong> zusätzlich mit Reinigungs- und Wäsche-Koordination, Instandhaltungs-Management und digitalem Check-in per Smart-Lock. Alle Prozentsätze beziehen sich auf den tatsächlichen Nettoumsatz, es gibt keine Grundgebühr. Beim Master-Lease entfällt der Prozentsatz vollständig, weil Sie eine feste Pacht erhalten. Wie sich die Pakete bei einem Aparthotel rechnen, steht in <a href="/blog/aparthotel-verwalten-kosten">was ein professioneller Betreiber kostet</a>.
Fazit und nächster Schritt
Die Steuerfragen bei Serviced Apartments lassen sich auf vier Entscheidungen eindampfen: Vermietung oder Gewerbebetrieb, Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer, Privat- oder Betriebsvermögen, Management-Vertrag oder Master-Lease. Wer diese vier Punkte vor dem Start klärt und schriftlich festhält, spart sich rückwirkende Korrekturen und trifft die Modellwahl auf einer belastbaren Grundlage. Wer sie später klärt, zahlt in aller Regel doppelt: einmal an das Finanzamt und einmal an die Kanzlei, die es aufarbeitet. Zur Einordnung noch einmal deutlich: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Übersicht und keine Steuerberatung. Die Regelungen ändern sich, und jede Konstellation hängt an Details wie Rechtsform, Objektgröße, Nutzungsdauer und Gemeinde. Was wir beitragen können, ist die Betriebsseite mit belastbaren Zahlen. Wenn Sie wissen wollen, was Ihr Objekt unter professionellem Betrieb erwirtschaftet und welches Vertragsmodell dazu passt, schicken Sie uns vier Angaben: Standort, Anzahl der Einheiten, Auslastung der letzten zwölf Monate und durchschnittlicher Übernachtungspreis. Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden eine konkrete Einschätzung mit Zahlen, die Sie direkt Ihrem Steuerberater vorlegen können. Wir arbeiten als Betreiber in Bayern und im gesamten DACH-Raum, mit eigenem Team, eigenen Reinigungskräften und eigener Technik. <a href="/contact">Hier Kontakt aufnehmen.</a>