Mehrwertsteuer bei Kurzzeitvermietung: was Pension-Eigentümer wissen müssen
7 Prozent auf die Übernachtung, 19 Prozent auf das Frühstück, Reverse Charge auf die Booking-Provision: Wir erklären die Umsatzsteuer bei Pension, Ferienwohnung und Serviced Apartment praxisnah und zeigen, wo die teuren Fehler liegen.
Warum die Umsatzsteuer bei Kurzzeitvermietung anders funktioniert als bei Dauermieten
Wer eine Wohnung dauerhaft vermietet, hat mit Umsatzsteuer praktisch nichts zu tun. Die langfristige Vermietung von Wohnraum ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, es gibt keine Voranmeldung, keinen Steuerausweis, allerdings auch keinen Vorsteuerabzug. Bei der kurzfristigen Beherbergung dreht sich dieses Vorzeichen komplett um. Sobald Sie Räume an Personen überlassen, die sich dort nur vorübergehend aufhalten, ist der Umsatz umsatzsteuerpflichtig, und zwar mit dem ermäßigten Satz von 7 Prozent nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG. Als Faustregel gilt eine beabsichtigte Überlassungsdauer von weniger als sechs Monaten. Entscheidend ist dabei nicht, wie Ihr Objekt heißt, sondern welche Absicht hinter der Vermietung steht: Pension, Gasthof, Ferienwohnung, Serviced Apartment und Monteurzimmer werden gleich behandelt. Genau deshalb stolpern viele Eigentümer in München, Nürnberg oder Ingolstadt beim Wechsel von Dauermiete auf Kurzzeitvermietung in ein Regelwerk, das sie vorher nie gebraucht haben. Dieser Beitrag ordnet die Regeln praxisnah ein, ersetzt aber keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent: was darunter fällt
Der ermäßigte Satz gilt für die Beherbergungsleistung selbst, also die Überlassung des Zimmers oder der Wohnung einschließlich der mitvermieteten Einrichtung. Dazu zählen die üblichen unselbständigen Nebenleistungen, die ohne eigenständigen Zweck das Wohnen erst möglich machen: Strom, Heizung, Wasser, die Bereitstellung von Bettwäsche und Handtüchern, die Endreinigung bei Ferienwohnungen und in aller Regel auch WLAN und Fernsehempfang, soweit sie nicht gesondert berechnet werden. Wichtig ist der Blick auf die Kalkulation: Weil Ihre Eingangsleistungen fast durchgängig mit 19 Prozent belastet sind, Ihr Ausgangsumsatz aber nur mit 7 Prozent, entsteht bei der Regelbesteuerung ein struktureller Vorteil, der sich in barer Münze auszahlt. Wer diesen Effekt in der Preisgestaltung ignoriert, verschenkt Marge. Wie sich Zimmerpreis und Auslastung sauber gegeneinander rechnen lassen, zeigen wir in ADR und RevPAR für Pension-Eigentümer.
Das Aufteilungsgebot: Frühstück, Parkplatz und die 19-Prozent-Falle
Die häufigste Betriebsprüfungs-Feststellung bei Pensionen betrifft nicht den Zimmerpreis, sondern alles, was daneben verkauft wird. § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG bestimmt, dass Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, vom ermäßigten Satz ausgenommen sind, selbst wenn sie in einem Pauschalpreis enthalten sind. Betroffen sind typischerweise Frühstück und Halbpension, der separat überlassene Stellplatz, Wellness- und Saunanutzung, der Konferenzraum, die Minibar sowie Haustier-Pauschalen. Diese Anteile unterliegen 19 Prozent. In der Praxis heißt das: Wer ein Zimmer inklusive Frühstück für einen Gesamtpreis verkauft, muss den Frühstücksanteil sachgerecht herausrechnen und auf der Rechnung getrennt ausweisen. Die Finanzverwaltung akzeptiert dafür kalkulatorische Aufteilungen, verlangt aber Nachvollziehbarkeit. Das sogenannte Aufteilungsgebot ist seit Jahren Gegenstand juristischer Diskussion, unter anderem angestoßen durch die europäische Rechtsprechung zur einheitlichen Leistung. Bis zu einer abschließenden Klärung bleibt die Aufteilung der sichere Weg. Sprechen Sie die konkrete Handhabung unbedingt mit Ihrem Steuerberater ab.
Kleinunternehmerregelung: die 25.000-Euro-Grenze und ihre Tücken
Seit der Reform zum Jahr 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Neu und oft übersehen: Wird die obere Grenze unterjährig gerissen, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Es gibt keinen Puffer bis zum Jahresende mehr. Für eine einzelne Ferienwohnung kann die Regelung passen, für eine Pension mit zehn Zimmern praktisch nie: Bei realistischen 60 Prozent Auslastung und 70 Euro Zimmerpreis liegt der Jahresumsatz weit über der Grenze. Der zweite Punkt wiegt schwerer als die Verwaltungsersparnis: Kleinunternehmer haben keinen Vorsteuerabzug. Wer in Ausstattung, Umbau oder Technik investiert, verschenkt damit einen fünfstelligen Betrag. Ein Verzicht auf die Regelung bindet allerdings fünf Kalenderjahre, das ist keine Entscheidung für den Jahresabschluss zwischen Tür und Angel.
Vorsteuerabzug: der unterschätzte Hebel bei Umbau und Ausstattung
Der Vorsteuerabzug ist für Eigentümer, die ihr Haus modernisieren, der wirtschaftlich wichtigste Teil des ganzen Themas. Handwerkerleistungen, Möbel, Matratzen, Küchenzeilen, Smart Locks, Brandmeldetechnik, Fotoproduktion und Software werden Ihnen mit 19 Prozent berechnet. Diese Vorsteuer holen Sie sich vollständig zurück, während Ihre Ausgangsumsätze nur mit 7 Prozent belastet sind. Bei einer Sanierung im sechsstelligen Bereich entstehen dadurch im ersten Jahr regelmäßig Vorsteuerüberhänge, die das Finanzamt erstattet und die spürbar Liquidität in die Umbauphase zurückholen. Zwei Punkte gehören dabei auf die Merkliste. Erstens der Berichtigungszeitraum nach § 15a UStG: Bei Gebäuden beträgt er zehn Jahre, bei beweglichen Wirtschaftsgütern fünf. Ändert sich die Nutzung innerhalb dieser Frist, etwa durch Rückkehr zur steuerfreien Dauervermietung, wird ein Teil der Vorsteuer zurückgefordert. Zweitens die saubere Zuordnung des Objekts zum Unternehmensvermögen, die zeitnah dokumentiert sein muss. Wie ein solcher Umbau operativ abläuft, beschreibt die operative Übernahme einer Pension in vier Schritten.
Booking.com, Airbnb und das Reverse-Charge-Verfahren
Hier liegt der teuerste Anfängerfehler der Branche. Booking.com rechnet aus den Niederlanden ab, Airbnb aus Irland. Für solche sonstigen Leistungen ausländischer Unternehmer an deutsche Unternehmer verlagert sich der Leistungsort nach Deutschland, und die Steuerschuld geht nach § 13b UStG auf Sie über. Sie schulden also 19 Prozent Umsatzsteuer auf die Provision, die Ihnen die Plattform ohne Steuerausweis in Rechnung stellt. Bei Regelbesteuerung ist das ein Nullsummenspiel, weil Sie denselben Betrag im gleichen Voranmeldungszeitraum als Vorsteuer abziehen. Für Kleinunternehmer ist es das nicht: Sie müssen die Steuer anmelden und abführen, dürfen sie aber nicht als Vorsteuer ziehen. Bei 18 Prozent Portalprovision auf 40.000 Euro Umsatz sind das über 1.300 Euro echte Zusatzkosten pro Jahr. Für den Bezug brauchen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie kostenfrei beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Hinzu kommt: Die Portale melden Ihre Umsätze nach dem Plattformen-Steuertransparenzgesetz ohnehin an die Finanzverwaltung, ein Übersehen fällt also auf. Warum sich der Aufbau von Direktbuchungen auch steuerlich lohnt, steht in Booking.com gegen Direktbuchungen.
Rechnungen richtig ausstellen: Pflichtangaben bei Beherbergung
Eine formal falsche Rechnung kostet Ihren Gast den Vorsteuerabzug und Sie im Zweifel den Geschäftskunden. Bei Beträgen über 250 Euro brutto gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und dem Gast, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitraum, also die Aufenthaltsdaten, sowie das nach Steuersätzen getrennte Entgelt mit dem jeweiligen Steuerbetrag. Bis 250 Euro genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit Bruttobetrag und Steuersatz. Genau bei der Trennung nach Steuersätzen scheitern handgeschriebene Blöcke und alte Kassensysteme regelmäßig. Geschäftsreisende und Monteurfirmen brauchen die Rechnung außerdem auf den Firmennamen, nicht auf den Namen des Mitarbeiters. Beachten Sie zusätzlich, dass im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen bereits gilt. In allen LUXOMES-Paketen läuft die Rechnungserstellung automatisiert und mit korrekt getrennten Steuersätzen, unabhängig davon, über welchen Kanal die Buchung kam.
Master-Lease und Verwaltungsvertrag: wer schuldet welche Umsatzsteuer
Die umsatzsteuerliche Rollenverteilung hängt am gewählten Modell, und der Unterschied ist erheblich. Beim Master-Lease verpachten Sie das Haus an den Betreiber. Der Betreiber vermietet an die Gäste und schuldet die 7 Prozent, Sie haben mit Gästerechnungen nichts mehr zu tun. Ihre eigene Verpachtung an den Betreiber ist dem Grunde nach steuerfrei, wodurch Ihnen der Vorsteuerabzug aus Gebäudeinvestitionen verloren ginge. Deshalb ist in diesen Verträgen die Option zur Steuerpflicht nach § 9 UStG üblich: Weil der Betreiber voll vorsteuerabzugsberechtigt ist, können Sie zur Umsatzsteuer optieren und behalten Ihren Vorsteuerabzug. Dieser Punkt gehört zwingend in den Vertrag und nicht in eine Nebenabrede. Beim Verwaltungsvertrag bleiben Sie dagegen Unternehmer: Die Gästeumsätze sind Ihre Umsätze, Sie melden die 7 Prozent an, und unsere Provision ist für Sie eine Eingangsleistung mit 19 Prozent voll abziehbarer Vorsteuer. LUXOMES arbeitet hier mit drei Paketen, Basic 15 Prozent, Plus 20 Prozent und Premium 25 Prozent vom Nettoumsatz, jeweils mit steigendem Leistungsumfang von Vermarktung über Gäste-Kommunikation bis zur Reinigungssteuerung. Welches Modell wann passt, vergleicht Pension-Nachfolge: Verkauf, Verpachtung oder Master-Lease, die Leistungsinhalte und Kosten im Detail stehen in was Apartment-Verwaltung kostet.
Kurtaxe, Bettensteuer und was nicht in die Bemessungsgrundlage gehört
Kommunale Abgaben sorgen für die letzte Unsicherheit auf der Rechnung, und die Behandlung ist nicht einheitlich. Die klassische Kurtaxe oder Gästebeitrag erheben Sie im Namen und für Rechnung der Gemeinde. Sie ist damit ein durchlaufender Posten, gehört nicht zu Ihrem Entgelt und wird ohne Umsatzsteuer ausgewiesen, vorausgesetzt, die Satzung ist entsprechend ausgestaltet und Sie leiten den Betrag unverändert weiter. Anders liegt es bei der kommunalen Übernachtungssteuer, je nach Stadt auch City Tax oder Bettensteuer genannt. Schuldner dieser Abgabe ist der Beherbergungsbetrieb selbst, also Sie. Wälzen Sie sie auf den Gast ab, ist sie Teil Ihres Entgelts und unterliegt der Umsatzsteuer. Eine Kaution ist kein Entgelt, solange sie nicht einbehalten wird. Bei Stornogebühren kommt es auf die Ausgestaltung an: Echter Schadensersatz ohne Gegenleistung ist nicht steuerbar, eine Gebühr für eine tatsächlich erbrachte Leistung dagegen schon. Weil die Satzungen zwischen Bayern, dem übrigen Bundesgebiet und der DACH-Region auseinanderlaufen, prüfen Sie diesen Punkt objektbezogen.
Fazit und nächster Schritt
Die Umsatzsteuer bei Kurzzeitvermietung ist kein Hexenwerk, aber sie verzeiht keine Nachlässigkeit. Vier Punkte entscheiden über Ruhe oder Nachzahlung: die saubere Trennung zwischen 7 und 19 Prozent auf jeder Rechnung, die korrekte Anmeldung des Reverse Charge auf Portalprovisionen, die bewusste Entscheidung gegen die Kleinunternehmerregelung vor größeren Investitionen und die vertragliche Regelung der Option zur Steuerpflicht beim Master-Lease. Alles vier lässt sich in wenigen Wochen sauber aufsetzen, rückwirkend aufzuräumen kostet dagegen Geld und Nerven. Der steuerliche Rahmen ersetzt keine individuelle Beratung, Ihr Steuerberater hat in jedem Einzelfall das letzte Wort. Was wir übernehmen, ist die operative Seite: korrekt getrennte Rechnungen, vollständige Umsatzdaten für Ihre Buchhaltung, monatliches Reporting und die Anbindung aller Portale. Wenn Sie wissen wollen, welches Modell für Ihr Haus steuerlich und wirtschaftlich passt, schicken Sie uns vier Angaben: Standort, Zimmeranzahl, Auslastung der letzten zwölf Monate und durchschnittlicher Zimmerpreis. Innerhalb von 48 Stunden erhalten Sie eine konkrete Einschätzung, unverbindlich. Wir arbeiten in München, Nürnberg, Ingolstadt, Vilshofen und der weiteren DACH-Region. Hier Kontakt aufnehmen.